Calendly est un outil en ligne tout simple pour planifier des rendez-vous, des séances de coaching, des interviews, etc. avec une ou plusieurs personnes ! Et oui, et la meilleure nouvelle, c’est qu’en version gratuite, vous pouvez déjà faire ça !
C’est vraiment une perte de temps d’essayer de fixer par échange d’emails une date et une heure de coaching.
Alors pour vous éviter cela, je vous partage dans cet article la marche à suivre avec Calendly, pour que vos clients réservent eux-mêmes leurs créneaux de coaching par exemple. Et ce qui est bien, c’est que vous pouvez leur partager les créneaux que vous souhaitez et intégrer tout cela à votre blog WordPress.
Créer et paramétrer votre compte sur Calendly
C’est facile, il suffit de vous rendre sur calendly.com pour vous inscrire gratuitement à l’offre Basic.
Les tarifs de Calendly
3 tarifs différents :
Le niveau Basic est suffisant pour faire prendre un type de rendez-vous à vos clients. Il vous faudra passer au Premium ou à l’offre Pro si vous souhaitez proposer plusieurs types de rendez-vous (durées différentes, créneaux différents …).
Les niveaux supérieurs offrent des possibilités supplémentaires :
- Premium :
- Notifications et mails de rappel
- Intégration Zapier, ActiveCampaign, MailChimp …
- Intégration Zoom et GoToMeeting
- Pro :
- Notification SMS
- Intégration Stripe et Paypal
- Intégration Google Analystics
Connexion à votre calendrier
Vous pouvez ensuite choisir l’agenda que vous souhaitez synchroniser :
Vos clients ne verront pas le contenu de votre agenda.
Calendly utilise votre agenda pour établir la liste des créneaux disponible dans les périodes que vous allez définir par la suite (dans « Créer et paramétrer les séances que vous souhaitez proposer »). Par exemple, si vous synchronisez votre calendrier, mais que vous dites par la suite à Calendly que vous ne souhaitez pas travailler le vendredi, bien que vous n’ayez rien de prévu, Calendly ne proposera pas de créneau le vendredi.
Juste pour vous dire que vous n’êtes obligé de remplir votre calendrier de vos activités hors boulot afin que Calendly ne propose pas ce créneau.
Paramétrage du compte
Vous accédez ensuite au paramétrage de compte, ou vous retrouvez ces options en haut à droite de l’écran dans le menu « Paramètre du compte ».
Vous pouvez paramétrer le nom qui apparaîtra sur votre page de réservation et le message de bienvenue.
N’oubliez pas de mettre la photo de vous que vos interlocuteurs connaissent bien. Ce sera plus facile pour eux 🙂
Définissez vos disponibilités.
À la création du compte, Calendly vous propose de donner vos disponibilités générales, mais ne vous inquiétez pas vous pouvez ensuite les modifier par type événement.
Si vous n’êtes pas sur un compte gratuit, vous pourrez créer plusieurs événements et mettre des disponibilités différentes en fonction de l’événement, par exemple choisir que le coaching technique, c’est le mardi, et que le coaching stratégique, c’est le jeudi.
Créer et paramétrer les séances que vous souhaitez proposer
En gratuit, vous ne pouvez proposer qu’un type d’événement.
La première semaine, vous pouvez tout tester, mais une fois terminé, les options que vous aviez choisies/utilisées sont désactivées.
Pour ajouter un type d’événement, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Nouveau type d’événement » dans l’onglet type d’événement.
Définition de l’événement
En cliquant sur « Quel est cet événement », vous arrivez ensuite sur cette page ou vous pouvez paramétrer la description de votre événement et préciser à votre client comment se passera l’événement.
La couleur de l’événement sert juste au niveau de votre calendrier pour distinguer d’un coup d’œil son type.
Plage de réservation
En cliquant sur « Quand les gents peuvent-ils réserver cet événement », vous allez pouvoir choisir sur quel créneau va avoir lieu cet événement.
Dans mon cas au-dessus, j’ai choisi que l’événement :
- dure 15 minutes
- peut être planifié sur une page de 30 jours. Un client ne peut donc pas réserver ses créneaux sur 6 mois.
- pourra être posé les vendredis de 9h00 à 16h00 sans interruption
Dans « disponibilité » et « Avancé », vous pouvez paramétrer qu’un événement doit être pris minimum x jours avant. Vous pouvez aussi préciser que les créneaux sont possibles tous les 15 minutes, 30 minutes ou autres.
Questions pour l’invité
Il se peut que pour préparer l’échange, vous ayez besoin d’informations complémentaires.
Pour cela, vous pouvez poser vos questions à votre interlocuteur au moment où il réserve son créneau.
C’est très simple, il suffit de cliquer sur « Ajouter une nouvelle question » et vous pourrez lui demander son numéro de téléphone, s’il préfère utiliser Skype ou Hangout pour la réunion, …
Notifications et politique d’annulation
Quelques paramétrages basiques pour préciser que vous souhaitez qu’un événement soit créé dans votre planning.
Précisez aussi à votre client s’il peut annuler ou non et comment.
Page de confirmation
Vous pouvez au choix :
- Afficher la page de confirmation Calendly
- Rediriger vers une page de confirmation de votre site, une fois le rendez-vous pris
Percevoir les paiements
C’est une option payante que vous obtenez avec le compte pro.
C’est très pratique, car vous n’avez pas à gérer les paiements autrement.
Dans mon cas, pour rester sur la version gratuite, je propose d’abord sur ma page de coaching de payer la durée du coaching via ThriveCart et une fois le paiement effectué, ils sont redirigés sur une page de mon blog « caché » pour réserver leur créneau dans mon agenda.
Intégrer Calendly à votre blog WordPress
Une fois que tout cela est paramétré dans Calendly, il faut ensuite intégrer cela à votre blog.
Comme je le dis juste au-dessus, cette page est « cachée » sur mon blog afin que seules les personnes qui ont payé le coaching puissent réserver sur mon calendrier.
Que votre page soit cachée ou non, voici comment l’intégrer, vous avez 2 solutions.
Choix de l’offre puis Calendrier
Avec cette solution, vous intégrez le code à une page. Sur celle-ci, le client choisit l’offre qu’il veut réserver, et ensuite, il planifie dans votre calendrier. Ce n’est utile que si vous avez plusieurs types d’événements Calendly et donc que si vous avez une offre payante Calendly.
Pour cela, il faut que vous cliquiez sur l’engrenage se trouvant en haut de la page de récapitulatif de vos offres :
Cela donne un lien vers cela :
Offre préchoisie avec calendrier
Avec cette solution, vous intégrez le code à une page. Sur celle-ci, le client n’a pas le choix de l’offre, il planifie directement l’offre que vous lui avez mise en lien.
Pour cela, il faut que vous cliquiez sur l’engrenage se trouvant en haut de l’offre que vous ciblez :
Cela donne un lien vers cette page:
3 possibilités d’intégration dans Calendly
Quel que soit ce que vous avez choisi d’intégrer, vous avez ensuite le choix de l’ajouter à votre site web de 3 manières différentes :
Incorporation en ligne : permets d’intégrer le code à une page de vente ou à un article, c’est très simple et très facile. Vous avez juste à copier le code dans la partie code/texte de la page, ou ajouter un objet code et y copier le code donné par Calendly.
Widget de pop-up : permets de mettre un bouton flottant en bas de l’écran, pour cela, il faut copier le code dans l’extension « Insert Headers and Footers » (dans la partie Headers par exemple). Sinon il faut utiliser un outil équivalent, ou bien s’y connaître assez pour le mettre dans le code de la page. Quand l’utilisateur clique sur le bouton, il est redirigé vers la bonne page.
Texte de pop-up : permets de faire un lien texte qui fait apparaître en popup la page que vous avez choisie précédemment.
Interface utilisateur de Calendly
Votre client arrivera sur une interface similaire à celle-ci, pour choisir la date de l’événement qu’il souhaite :
Une fois qu’il a cliqué sur la date et sur le créneau désiré, il arrive sur cette page pour préciser les informations que vous souhaitez :
Et enfin, il confirme l’événement, ce qui vous envoie et lui envoie une confirmation de rendez-vous :
Calendly : Interface administrateur
De votre côté, vous pouvez évidemment regarder dans votre planning les rendez-vous s’ajouter, mais vous avez aussi une interface dans Calendly, pour voir l’ensemble des événements qui ont été planifié avec Calendly :
Conclusion
Dans cet article, je vous ai montré ce qu’il était possible de faire avec Calendly.
La version gratuite est vraiment pas mal, par contre, vous ne pouvez avoir qu’un type d’événement, c’est un peu contraignant.
L’autre limite, c’est que pour le paiement, vous êtes obligé de trouver une astuce, car il n’est que dans la version payante.
Du coup, il vous faut faire payer puis donner accès à votre calendrier.
Le risque si vous laisser le lien de prise de rendez-vous facilement accessible, c’est que des petits malins pourraient réserver des créneaux dans votre agenda sans les payer.
Personnellement, je suis convaincu par l’outil, mais je reste sur la version gratuite.
Laissez-moi un commentaire !
Excellent article et outil que je méconnaissais
Merci car c’est précisément ce dont j’ai besoin pour créer un premier lien avec mes prospects en vue d’un rdv pour une session stratégique
À bientôt Morgan
Emmanuel
Merci
Merci pour cet article qui me sera très utile !
De rien. Quand c’est gratuit, il ne faut pas s’en passer !
Merci pour cet article très complet ! J’ai déjà utilisé Calendly comme utilisateur car certains de mes correspondants l’utilise mais je n’avais pas vu toutes les fonctionnalités. Cela me servira sans doute dans un futur proche.
C’est vraiment pratique, pour automatiser au maximum, donc j’espère que cela vous servira !
Bonjour Morgan,
Si j’ai bien compris, les clients payent avant de voir les créneaux horaires libres. N’est-ce pas gênant ?
Ne peut-on pas faire en sorte qu’il choisissent déjà un créneau et confirment ensuite en payant ? Comme sur les sites de réservation d’hôtel par exemple…
Bonjour Cyril,
Pour palier à ce problème, dans ma page de vente, je donne les horaires possibles.
Vu que je ne fais pas 50 coaching, cela se passe bien.
Mais effectivement, si je trouve comment faire dans le sens inverse ce serait mieux.
Peut-être faire le teste voir si les personnes abusent et ne vont pas jusqu’à l’étape de paiement.
Merci Morgan pour cet article bien complet sur un outil que j’utilisais déjà mais que très partiellement… Ton article m’a permis d’améliorer mon utilisation ! 🙂
De rien. Merci pour ton message qui me fait très plaisir !
Comment on fait pour avoir l’aperçu avec le calendrier comme ça directement sur une page wordpress ? ^^
Merci pour l’article
Salut,
1. Quand tu es sur l’interface Calendly et que tu vois l’ensemble de tes types d’événement.
2. Tu cliques sur le symbole de mécanisme de l’événement qui t’intéresse.
3. Tu choisis « Ajouter au site Web »
4. Tu sélectionnes « Incorporation en ligne ». Puis « Continuer ».
5. Tu récupères le code d’intégration que tu colles dans ton article (dans la partie code).
6. Et voila !
Merci pour cet article.
Cependant est-ce que l’utilisation de Thrivecart est pertinent? Il me semble que c’est presque 500 dollars à l’achat. Ne vaut-il pas mieux utiliser la version payante de calendly ou les plugins woocommerce pour le paiement en ligne?
ThriveCart est un de mes meilleurs achats avec ThriveLeads. C’est cher, quoi que 500 dollars certes mais une fois pour toute, pas d’abonnement.
En tout cas, si c’est pour les paiements des rendez-vous, il vaut mieux prendre la version payante de calendly je pense aussi.
Par contre, si c’est pour tous les paiements autour de votre blog (Coaching, Formations, Produits, …) et avoir tout centralisé, ThriveCart est plus complet.
Quand au plugins woocommerce, c’est plus technique à mettre en place et il y a moins de possibilités je trouve (affiliation, coupon réduction, accès à une formation, …).
Bonjour,
Merci pour cet article, car je suis entrain de regarder justement pour trouver la meilleure solution pour moi.
Votre article est très complet, cela permet d’avoir une première approche.
Merci, au plaisir de vous lire
Votre coach Mickaël Cailleau
Merci !
Merci Morgan pour cet article très bien expliqué !
Petite question toutefois : lorsque je clique sur l’engrenage d’un évenement je n’ai pas l’option « ajouter au site web ».
Cette option n’est visible que pour le groupe à côté du bouton « nouveau type d’évenement », ce qui signifie que sur la page de mon site il faut d’abord cliquer sur l’évenement pour avoir accès au calendrier.
As tu une solution pour cela ?
Merci par avance,
Julien
Bonjour,
est ce que l’on peut déterminer le nombre participant a un évènement.
Et avoir , si il y a un repas, un système de choix a liste à puces (végétarien,vegan,sans gluten), ou telle entrée, telle plat, tel dessert pour commander au traiteur uniquement ce que les gens commandent ?
Merci d’avance
Thierry
Bonjour Thierry,
Pour moi, ce n’est pas possible, il faut faire avec un sondage Google Form.
Google Form est vraiment top pour faire les questionnaires et avoir de votre coté une synthèse des résultats.
Bonjour Morgan,
Je dirige une communauté d’écoutants dont j’ai besoin de connaître en temps réel la disponibilité lors d’une demande de la part d’un adolescent. Je suis par ailleurs sur WordPress avec un espace privé
A ce jour je peine a obtenir de la part des écoutants une « déclaration par avance de disponibilités » (sous forme de plage horaire en fonction de leurs cours et ce pour les 6 mois a venir) de leur part par défaut sur un Google Agenda partagé puis la mise a jour de celles-ci lorsqu’ils sont occupé. Le plus simple serait donc qu’ils viennent synchroniser leur agenda (Googla, iPhone, Outlook ou autre).
1/ Calendly peut t il jouer le role d’agenda partagé en permettant a chaque utilisateur que j’ajouterai de venir synchroniser leur agenda ? Cela pourrait t il se faire avec version gratuite ?
2/ Lors d’un appel pour demande urgente, y a t il une interface web/mobile ou je peux visualiser en temps reels qui de mes écoutants sont immediatement disponibles sur les 2 h a venir ?
3/ Cela me permettra t il dans un deuxieme temps que les clients prennent directement rendez vous avec les pilotes ?
Je te remercie a nouveau pour la qualite de tes posts et du temps que tu voudras bien accorder a ces questions.
Bonjour Arnaud,
1/ Calendly ne fait pas cela pour moi. C’est vraiment Google Agenda derrière.
2/ Non, ce n’est pas possible non plus.
3/ C’est une application pour prendre des rendez-vous avez une seule personne et pas pour vérifier dans tout une liste d’agenda qui est dispo.
=> Je ne pense pas que ce soit Calendly qu’il vous faut.
Je regarderais plutôt avec la Google Agenda et la recherche de dispo pour réunion. Mais la encore, c’est pour avoir le plus de participant.