Calendly : Prise de rendez-vous automatique sur WordPress

Calendly est un outil en ligne tout simple pour planifier des rendez-vous, des séances de coaching, des interview, ect. avec une ou plusieurs personnes ! Et oui, et la meilleure nouvelle, c’est qu’en version gratuite, vous pouvez déjà faire ça !

C’est vraiment une perte de temps d’essayer de fixer par échange d’emails une date et une heure de coaching.

Calendly Date de rendez vous possible

Alors pour vous éviter cela, je vous partage dans cet article la marche à suivre avec Calendly, pour que vos clients réservent eux-mêmes leurs créneaux de coaching par exemple. Et ce qui est bien, c’est que vous pouvez leur partager les créneaux que vous souhaitez et intégrer tout cela à votre blog WordPress.

Créer et paramétrer votre compte sur Calendly

C’est facile, il suffit de vous rendre sur calendly.com pour vous inscrire gratuitement à l’offre Basic.

Calendly Inscription

 

Les tarifs de Calendly

3 tarifs différents :

Pricing Calendly

Le niveau Basic est suffisant pour faire prendre un type de rendez-vous à vos clients. Il vous faudra passer au Premium ou à l’offre Pro si vous souhaitez proposer plusieurs types de rendez-vous (durées différentes, créneaux différents, …).

Les niveaux supérieurs offrent des possibilités supplémentaires :

  • Premium :
    • Notifications et mails de rappel
    • Intégration Zapier, ActiveCampaign, MailChimp …
    • Intégration Zoom et GoToMeeting
  • Pro :
    • Notification SMS
    • Intégration Stripe et Paypal
    • Intégration Google Analystics

Connexion à votre calendrier

Vous pouvez ensuite choisir l’agenda que vous souhaitez synchroniser :

Agenda connecté à Calendly
Agenda connecté à Calendly

 

Vos clients ne verront pas le contenu de votre agenda.

Calendly utilise votre agenda pour établir la liste des créneaux disponible dans les périodes que vous allez définir par la suite (dans « Créer et paramétrer les séances que vous souhaitez proposer »). Par exemple, si vous synchroniser votre calendrier, mais que vous dites par la suite à Calendly que vous ne souhaitez pas travailler le vendredi, bien que vous n’ayez rien de prévu, Calendly ne proposera pas de créneau le vendredi.

Juste pour vous dire que vous n’êtes obliger de remplir votre calendrier de vos activités hors boulot afin que Calendly ne propose pas ce créneau.

Paramétrage du compte

Vous accédez ensuite au paramétrage de compte, ou vous retrouvez ces options en haut à droite de l’écran dans le menu « Paramètre du compte ».

Vous pouvez paramétrer le nom qui apparaîtra sur votre page de réservation et le message de bienvenue.

Paramétrage du compte

N’oubliez pas de mettre la photo de vous que vos interlocuteurs connaissent bien. Ce sera plus facile pour eux 🙂

Définissez vos disponibilités.

A la création du compte, Calendly vous propose de donner vos disponibilités générales, mais ne vous inquiétez pas vous pouvez ensuite les modifier par type événement.

Déclaration Disponibilité Calendly
Déclaration Disponibilité Calendly

 

Si vous n’êtes pas sur un compte gratuit, vous pourrez créer plusieurs événements et mettre des disponibilités différentes en fonction de l’événement, par exemple choisir que le coaching technique, c’est le mardi, et que le coaching stratégique, c’est le jeudi.

Créer et paramétrer les séances que vous souhaitez proposer

En gratuit, vous ne pouvez proposer qu’un type d’événement.
La première semaine vous pouvez tout tester, mais une fois terminé, les options que vous aviez choisies/utilisées sont désactivées.

Pour ajouter un type d’événement, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Nouveau type d’événement » dans l’onglet type d’événement.

Calendly Modification Événement général
Calendly Modification Événement général

Définition de l’événement

En cliquant sur « Quel est cet événement », vous arrivez ensuite sur cette page ou vous pouvez paramétrer la description de votre événement et préciser à votre client comment se passera l’événement.

Calendly Modification Evenement

La couleur de l’événement sert juste au niveau de votre calendrier pour distinguer d’un coup d’œil son type.

Plage de réservation

En cliquant sur « Quand les gents peuvent-ils réserver cet événement », vous allez pouvoir choisir sur quel créneau va avoir lieu cet événement.

Calendly Quand les gens peuvent ils reserver cet evenement

Dans mon cas au-dessus, j’ai choisi que l’événement :

  • dure 15 minutes
  • peut être planifié sur une page de 30 jours. Un client ne peut donc pas réserver ses créneaux sur 6 mois.
  • pourra être posé les vendredis de 9h00 à 16h00 sans interruption

Dans « disponibilité » et « Avancé », vous pouvez paramétrer qu’un événement doit être pris minimum x jour avant. Vous pouvez aussi préciser que les créneaux sont possibles tous les 15 minutes, 30 minutes ou autres.

Questions pour l’invité

Il se peut que pour préparer l’échange, vous ayez besoin d’informations complémentaires.

Pour cela, vous pouvez poser vos questions à votre interlocuteur au moment où il réserve son créneau.

Calendly Ajouter des questions supplémentaires
Calendly Ajouter des questions supplémentaires

 

C’est très simple, il suffit de cliquer sur « Ajouter une nouvelle question » et vous pourrez lui demander son numéro de téléphone, s’il préfère utiliser Skype ou Hangout pour la réunion, …

Notifications et politique d’annulation

Quelques paramétrages basiques pour préciser que vous souhaitez qu’un événement soit créé dans votre planning.

Précisez aussi à votre client s’il peut annuler ou non et comment.

Calendly Notifications et politique annulation
Calendly Notifications et politique annulation

 

Page de confirmation

Vous pouvez au choix :

  • Afficher la page de confirmation Calendly
  • Rediriger vers une page de confirmation de votre site, une fois le rendez-vous pris

Calendly Page de confirmation

 

Percevoir les paiements

C’est une option payante que vous obtenez avec le compte pro.

C’est très pratique, car vous n’avez pas à gérer les paiements autrement.

Calendly Percevoir les paimenents
Calendly Percevoir les paiemenents

 

Dans mon cas, pour rester sur la version gratuite, je propose d’abord sur ma page de coaching de payer la durée du coaching via ThriveCart et une fois le paiement effectué, ils sont redirigés sur une page de mon blog « caché » pour réserver leur créneau dans mon agenda.

Intégrer Calendly à votre blog WordPress

Une fois que tout cela est paramétré dans Calendly, il faut ensuite intégrer cela à votre blog.

Comme je le dis juste au-dessus, cette page est « cachée » sur mon blog afin que seul les personnes qui ont payé le coaching puissent réserver sur mon calendrier.

Que votre page soit cachée ou non, voici comment l’intégrer, vous avez 2 solutions.

Choix de l’offre puis Calendrier

Avec cette solution, vous intégrez le code à une page. Sur celle-ci, le client choisi l’offre qu’il veut réserver, et ensuite, il planifie dans votre calendrier. Ce n’est utile que si vous avez plusieurs types d’événements Calendly et donc que si vous avez une offre payante Calendly.

Pour cela, il faut que vous cliquiez sur l’engrenage se trouvant en haut de la page de récapitulatif de vos offres :

Calendly Intégration de toutes les offres
Calendly Intégration de toutes les offres

 

Cela donne un lien vers cela :

Calendly Intégration de toutes les offres résultat
Calendly Intégration de toutes les offres résultat

 

Offre pré-choisi avec calendrier

Avec cette solution, vous intégrez le code à une page. Sur celle-ci, le client n’a pas le choix de l’offre, il planifie directement l’offre que vous lui avez mis en lien.

Pour cela, il faut que vous cliquiez sur l’engrenage se trouvant en haut de l’offre que vous ciblez :

Calendly Intégration d'une offre

Cela donne un lien vers cette page:

Calendly Intégration d'une offre résultat
Calendly Intégration d’une offre résultat

 

3 possibilités d’intégration dans Calendly

Quel que soit ce que vous avez choisi d’intégrer, vous avez ensuite le choix de l’ajouter à votre site web de 3 manières différentes :

Calendly Ajouter à votre site
Calendly Ajouter à votre site

 

Incorporation en ligne : permet d’intégrer le code à une page de vente ou à un article, c’est très simple et très facile. Vous avez juste à copier le code dans la partie code/texte de la page, ou ajouter un objet code et y copier le code donné par Calendly.

Widget de pop-up : permet de mettre un bouton flottant en bas de l’écran, pour cela, il faut copier le code dans l’extension « Insert Headers and Footers » (dans la partie Headers par exemple). Sinon il faut utiliser un outil équivalent, ou bien s’y connaître assez pour le mettre dans le code de la page. Quand l’utilisateur clique sur le bouton, il est rediriger vers la bonne page.

Texte de pop-up : permet de faire un lien texte qui fait apparaître en popup la page que vous avez choisi précédemment.

 

Interface utilisateur de Calendly

Votre client arrivera sur une interface similaire à celle-ci, pour choisir la date de l’événement qu’il souhaite :

Calendly Selection date de rendez-vous

Une fois qu’il a cliqué sur la date et sur le créneau désiré, il arrive sur cette page pour préciser les informations que vous souhaitez :

Calendly Prise de rendez vous 2

Et enfin il confirme l’événement, ce qui vous envoie et lui envoie une confirmation de rendez-vous :

Calendly Mail reçu Client
Calendly Mail reçu Client

 

Calendly : Interface administrateur

De votre côté, vous pouvez évidemment regarder dans votre planning les rendez-vous s’ajouter, mais vous avez aussi une interface dans Calendly, pour voir l’ensemble des événements qui ont été planifié avec Caendly :

Calendly Tableau de bord
Calendly Tableau de bord

 

Conclusion

Dans cet article, je vous ai montré ce qu’il était possible de faire avec Calendly.

La version gratuite est vraiment pas mal, par contre, vous ne pouvez avoir qu’un type d’événement, c’est un peu contraignant.

L’autre limite, c’est que pour le paiement, vous êtes obligé de trouver une astuce, car il n’est que dans la version payante.
Du coup, il vous faut faire payer puis donner accès à votre calendrier.
Le risque si vous laisser le lien de prise de rendez-vous facilement accessible, c’est que des petits malins pourraient réserver des créneaux dans votre agenda sans les payer.

Personnellement, je suis convaincu par l’outil, mais je reste sur la version gratuite.

 

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Cet article a 10 commentaires

  1. Excellent article et outil que je méconnaissais
    Merci car c’est précisément ce dont j’ai besoin pour créer un premier lien avec mes prospects en vue d’un rdv pour une session stratégique
    À bientôt Morgan
    Emmanuel

  2. Merci pour cet article qui me sera très utile !

    1. De rien. Quand c’est gratuit, il ne faut pas s’en passer !

  3. Merci pour cet article très complet ! J’ai déjà utilisé Calendly comme utilisateur car certains de mes correspondants l’utilise mais je n’avais pas vu toutes les fonctionnalités. Cela me servira sans doute dans un futur proche.

    1. C’est vraiment pratique, pour automatiser au maximum, donc j’espère que cela vous servira !

  4. Bonjour Morgan,
    Si j’ai bien compris, les clients payent avant de voir les créneaux horaires libres. N’est-ce pas gênant ?
    Ne peut-on pas faire en sorte qu’il choisissent déjà un créneau et confirment ensuite en payant ? Comme sur les sites de réservation d’hôtel par exemple…

    1. Bonjour Cyril,
      Pour palier à ce problème, dans ma page de vente, je donne les horaires possibles.
      Vu que je ne fais pas 50 coaching, cela se passe bien.
      Mais effectivement, si je trouve comment faire dans le sens inverse ce serait mieux.
      Peut-être faire le teste voir si les personnes abusent et ne vont pas jusqu’à l’étape de paiement.

  5. Merci Morgan pour cet article bien complet sur un outil que j’utilisais déjà mais que très partiellement… Ton article m’a permis d’améliorer mon utilisation ! 🙂

    1. De rien. Merci pour ton message qui me fait très plaisir !

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